ZUGFeRD und XRechnung sind zwei gängige Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch. ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, bei dem eine klassische PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten kombiniert wird. Dadurch bleibt die Rechnung für Menschen einfach lesbar, während die enthaltenen Rechnungsdaten gleichzeitig von Software automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.
Die XRechnung basiert dagegen auf einem strukturierten XML-Datensatz und ist in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt. Sie kommt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Behörden zum Einsatz. Die enthaltenen Informationen können direkt in geeignete Buchhaltungs-, ERP- oder Handwerkssysteme übernommen und automatisiert verarbeitet werden.
Eine Musterrechnung vom Zugferdformat finden Sie hier: Musterrechnung
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Für die Umstellung melden Sie sich zunächst in unserem Onlineshop an. Über Werkzeugkasten → Schnittstellen → ZUGFeRD/XRechnung gelangen Sie zum entsprechenden Formular.
Dort hinterlegen Sie die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechperson und wählen das gewünschte Rechnungsformat aus.
Wenn Sie den Versand per E-Mail wählen, tragen Sie bitte die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre ZUGFeRD-Rechnungen künftig gesendet werden sollen. Alternativ können die Rechnungen über einen FTP-Zugang bereitgestellt werden. In diesem Fall richten wir den Zugang für Sie ein und senden Ihnen die erforderlichen Zugangsdaten anschließend zu.
Nach dem Absenden des Formulars prüfen wir Ihre Angaben und nehmen die gewünschte Umstellung vor.
| Übergangsfristen | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nach Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auch im elektronischen Format, z.B. als PDF, JPG, etc. | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Vorjahresumsatz < 800.000 Euro: Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nach Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auch im elektronischen Format, z.B. als PDF, JPG, etc. | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Rechnungen im EDI-Format; vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers | Ja | Ja | Ja | Nein |
| E-Rechnung (konform zu EN 16931); ohne Zustimmung des Empfängers möglich | Ja | Ja | Ja | Ja |
Wichtig: Umsätze an Endverbraucher im B2C Bereich sind nicht betroffen.
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Weniger Aufwand bei Erstellung, Versand und Verarbeitung von Rechnungen.
Daten müssen nicht mehrfach manuell eingegeben und können direkt weiterverarbeitet werden.
Unterstützt die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für elektronische Rechnungen.
Rechnungsdaten werden einheitlich und strukturiert übermittelt.
